Kontor Suite

Entwurf – vor Verwendung anwaltlich prüfen. Version Entwurf 2026-10-30, SHA-256 b1c5a24b1e42e8fba96015c61b5eb37c3d4f928561d716485806228daa195c94.

Allgemeine Nutzungsbedingungen für Kontor Suite als SaaS (B2B)

Entwurf – vor Verwendung anwaltlich prüfen. Stand: 30.10.2026. Entwurf zu C5.1 im SaaS-Umsetzungsplan, Prüfung durch den Anwalt: D5. Produktname „Kontor Suite“ (D3, 03.11.2026), in diesen Bedingungen kurz „Kontor“; die Markenprüfung steht noch aus. Eckige Klammern [ ] markieren Werte, die noch festzulegen sind. Die Abschnitte „Anmerkungen für die Prüfung“ und „Quellen“ sind interne Hinweise und werden vor der Veröffentlichung gestrichen.

§ 1 Anbieter, Geltungsbereich

  1. Anbieter ist ballmüller solutions, Görkem Ballmüller, Regattastraße 23, 12527 Berlin [Rechtsform und Registerangaben ergänzen] („Anbieter“, „wir“).
  2. Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von Kontor Suite („Kontor“) als Software as a Service. Vertragspartner sind ausschließlich Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen („Kunde“). Verbraucher können Kontor nicht buchen.
  3. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn wir ihnen nicht ausdrücklich widersprechen.
  4. Bestandteile des Vertrags sind, in dieser Rangfolge:
    1. die Bestellung oder das Angebot mit Tarif, Nutzerzahl und Preis,
    2. der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (avv.md) mit seinen Anlagen: technische und organisatorische Maßnahmen (toms.md) und Liste der Unterauftragsverarbeiter (unterauftragsverarbeiter.md),
    3. diese Nutzungsbedingungen,
    4. die Leistungsbeschreibung (Anlage 1) und die KI-Hinweise (ki-hinweise.md).

§ 2 Leistungen

  1. Wir stellen Kontor als Webanwendung über das Internet bereit. Jeder Kunde erhält eine eigene Instanz: eigene Datenbank, eigener Speicher und eigener Schlüsseltresor (Azure Key Vault) in der Microsoft-Azure-Region Deutschland West-Mitte (Frankfurt am Main). Einzelne Dienste laufen in anderen Regionen der EU; das steht in der Liste der Unterauftragsverarbeiter.
  2. Den Umfang beschreibt die Leistungsbeschreibung (Anlage 1). Welche Module freigeschaltet sind, ergibt sich aus dem Tarif.
  3. Wir überlassen keine Software zur Installation und keinen Quellcode. Ausgenommen ist das Browser-Plugin, das der Kunde über den Store des Browsers installiert. Es darf nur zusammen mit Kontor genutzt werden.
  4. Dienste des Kunden. Kontor kann mit Diensten verbunden werden, die der Kunde selbst bei Dritten bucht, zum Beispiel Microsoft 365 (Postfächer, Kalender, Bookings, Teams, Loop/SharePoint), Azure DevOps, Lexware Office oder Recherche-Dienste mit eigenem Schlüssel. Diese Dienste sind nicht unsere Leistung. Für sie gelten die Verträge des Kunden mit dem jeweiligen Anbieter. Wir verantworten nur, dass Kontor die Schnittstellen so nutzt, wie es die Leistungsbeschreibung sagt.
  5. Kontor sendet E-Mails, Angebote und Bewerbungen nur, wenn eine Person des Kunden sie ausgelöst oder freigegeben hat. Ausnahmen nennt die Leistungsbeschreibung abschließend (zum Beispiel Eingangsbestätigungen des Support-Desks, Antworten des Chat-Assistenten, Bestätigungs-Mails des Newsletters).

§ 3 Vertragsschluss und Testphase

  1. Der Vertrag kommt mit unserer Bestätigung der Registrierung oder Bestellung in Textform zustande.
  2. Testphase. Neue Kunden können Kontor [14/30] Tage kostenlos testen. Die Testinstanz ist eine nicht produktive Version zum Testen und Bewerten. Für sie gelten die Wechselregeln der EU-Datenverordnung (Data Act, Kapitel VI) nicht (Art. 31 Abs. 2 Data Act); darauf weisen wir vor der Registrierung hin.
  3. Wird die Testphase nicht in ein bezahltes Abonnement überführt, pausieren wir die Instanz. Der Kunde kann seine Daten noch [30] Tage exportieren. Danach löschen wir die Instanz nach § 13 Abs. 4.
  4. Während der Testphase gelten diese Bedingungen. Die Haftung richtet sich in der Testphase nach § 15 Abs. 5.

§ 4 Nutzungsrechte

  1. Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das einfache, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht, Kontor für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen, in der Zahl der gebuchten Nutzer.
  2. Nutzer sind Beschäftigte und freie Mitarbeitende des Kunden, die er in seinem Microsoft-Entra-Tenant für Kontor freischaltet.
  3. Der Kunde darf Kontor nicht für Dritte betreiben, nicht zurückentwickeln (soweit § 69e UrhG das nicht erlaubt) und keine automatisierten Massenabfragen gegen Kontor richten, die über die bestimmungsgemäße Nutzung hinausgehen.

§ 5 Preise und Zahlung

  1. Es gelten die Preise der Bestellung oder der bei Vertragsschluss gültigen Preisliste. Preise verstehen sich je Nutzer und Monat zuzüglich Umsatzsteuer. Für Kunden in einem anderen EU-Staat mit gültiger USt-IdNr. gilt das Reverse-Charge-Verfahren.
  2. Der Tarif enthält ein monatliches KI-Kontingent. Ist es aufgebraucht, [pausieren die KI-Funktionen, die ohne Klick einer Person laufen, bis zum Monatsende; Funktionen auf Klick laufen weiter und werden nach Preisliste berechnet]. Wir zeigen den Verbrauch in Kontor an.
  3. Wir rechnen monatlich oder jährlich im Voraus ab, über unseren Zahlungsdienstleister Stripe.
  4. Zahlungsverzug. Ist der Kunde mit einer fälligen Zahlung mehr als [14] Tage im Verzug, dürfen wir die Instanz nach einer Mahnung mit Fristsetzung von mindestens [14] Tagen pausieren. Die Daten bleiben erhalten. Nach Zahlung heben wir die Pause unverzüglich auf.
  5. Preisänderungen kündigen wir mindestens [6] Wochen vorher in Textform an. Der Kunde kann den Vertrag dann zum Zeitpunkt der Änderung kündigen. Darauf weisen wir in der Ankündigung hin.

§ 6 Laufzeit und Kündigung

  1. Monatsabonnements laufen einen Monat und verlängern sich jeweils um einen Monat. Jahresabonnements laufen zwölf Monate und verlängern sich jeweils um zwölf Monate.
  2. Der Kunde kann jederzeit mit einer Frist von höchstens zwei Monaten verlangen, dass er zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene Umgebung wechselt oder seine Daten vollständig exportiert und den Vertrag beendet (Art. 25 Data Act). Der Ablauf steht in § 13.
  3. [Bei Jahresabonnements bleibt die Vergütung bis zum Ende der Mindestlaufzeit geschuldet, soweit das als verhältnismäßige Gebühr für die vorzeitige Beendigung zulässig ist. – Prüfen.]
  4. Wir können mit einer Frist von [drei] Monaten zum Ende eines Abrechnungszeitraums kündigen.
  5. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
  6. Kündigungen bedürfen der Textform. Die Kündigung im Kundenportal genügt.

§ 7 Verfügbarkeit und Wartung

  1. Wir streben eine Verfügbarkeit von Kontor von [99,0] % im Kalendermonat an, gemessen am Übergabepunkt unseres Rechenzentrumsanbieters ins Internet. Dieser Wert ist ein Zielwert. Er ist keine vereinbarte Beschaffenheit und keine Garantie.
  2. Nicht mitgerechnet werden angekündigte Wartungen (bevorzugt werktags zwischen [20:00 und 06:00] Uhr), Störungen der Dienste des Kunden (zum Beispiel Microsoft 365) und Störungen außerhalb unseres Einflussbereichs.
  3. Störungen und Wartungen zeigen wir auf einer Statusseite an, sobald diese eingerichtet ist.
  4. [Eine verbindliche Service-Level-Vereinbarung mit Gutschriften gibt es nur, wenn sie gesondert vereinbart ist.]

§ 8 Support

  1. Support erhalten Kunden über das Hilfe-Widget in Kontor und per E-Mail an [support-Adresse].
  2. Servicezeiten sind werktags von Montag bis Freitag, [9 bis 17] Uhr (Berlin), außer an gesetzlichen Feiertagen in Berlin. Wir antworten in der Regel innerhalb von [einem] Werktag. Das ist ein Zielwert.
  3. Der Chat-Assistent im Hilfe-Widget ist eine KI. Er antwortet nur aus unseren öffentlichen Hilfeseiten und gibt an eine Person weiter, wenn der Kunde das wünscht.
  4. Zugriff auf die Daten der Instanz nehmen unsere Mitarbeitenden nur, soweit der Support es erfordert, und nur nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

§ 9 Weiterentwicklung und Änderungen

  1. Wir entwickeln Kontor laufend weiter und spielen Updates ohne gesonderte Ankündigung ein. Neue Versionen laufen zuerst in unserer eigenen Instanz.
  2. Fallen wesentliche Funktionen weg oder ändern sie sich zum Nachteil des Kunden, kündigen wir das mindestens [6] Wochen vorher in Textform an. Der Kunde kann den Vertrag dann zum Zeitpunkt der Änderung kündigen.
  3. Änderungen dieser Bedingungen kündigen wir mindestens [6] Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform an. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten sie als angenommen. Darauf weisen wir in der Ankündigung hin. Widerspricht er, gelten die bisherigen Bedingungen; wir können dann nach § 6 Abs. 4 kündigen.

§ 10 Pflichten des Kunden

  1. Zugänge. Der Kunde verwaltet die Nutzer und Rollen in seinem Entra-Tenant. Er schützt die Anmeldung angemessen, zum Beispiel mit Mehr-Faktor-Authentifizierung, und entzieht ausgeschiedenen Personen den Zugang sofort.
  2. Microsoft 365. Verbindet der Kunde Postfächer, Kalender, Bookings, Teams oder Loop, erteilt er die nötigen Berechtigungen in seinem Tenant selbst. Er entscheidet, welche Postfächer Kontor lesen darf.
  3. Rechtmäßige Nutzung. Der Kunde ist für die Inhalte und Daten verantwortlich, die er in Kontor verarbeitet. Er ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Er hält insbesondere ein:
    1. Ansprache und Werbung: Werbung per E-Mail nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung des Empfängers, auch gegenüber Unternehmen (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG), soweit nicht § 7 Abs. 3 UWG greift. In Österreich und der Schweiz gelten vergleichbare Regeln (§ 174 TKG 2021, Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG-CH). Widersprüche gegen Werbung beachtet er sofort und dauerhaft.
    2. E-Mail-Messung: Öffnungs- und Klickmessung ist in Kontor ausgeschaltet. Schaltet der Kunde sie ein, holt er die nötigen Einwilligungen ein (§ 25 TDDDG, Art. 6 DSGVO) und informiert die Empfänger.
    3. Recherche und Anreicherung: Erhebt der Kunde Daten von Personen aus öffentlichen Quellen, informiert er sie nach Art. 14 DSGVO, spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme und spätestens nach einem Monat.
    4. Browser-Plugin: Der Kunde nutzt das Plugin nur auf Websites, deren Nutzungsbedingungen das erlauben. Er beachtet insbesondere die Bedingungen von Plattformen wie LinkedIn oder XING. Das Plugin liest eine Seite nur auf Klick.
    5. Bewerbungen (sofern das Modul freigeschaltet ist): Der Kunde beachtet das AGG, informiert Bewerbende nach Art. 13 DSGVO und legt die Löschfristen fest.
    6. Gespräche: Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte nutzt der Kunde nur mit Einwilligung aller Teilnehmenden (§ 201 StGB, Art. 6 DSGVO).
    7. Beschäftigtendaten: Vor der Nutzung von Zeiterfassung, Auslastung und dem Coach beteiligt der Kunde einen bestehenden Betriebsrat (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) und informiert die Beschäftigten.
    8. Bewertungsanfragen per E-Mail nur mit Einwilligung des Empfängers.
  4. Unzulässige Zwecke. Der Kunde setzt die KI-Funktionen von Kontor nicht ein, um Bewerbende oder Beschäftigte zu bewerten, auszuwählen, zu überwachen oder Entscheidungen über Arbeitsverhältnisse zu treffen (Anhang III Nr. 4 KI-Verordnung). Kontor ist dafür nicht bestimmt.
  5. Freistellung. Der Kunde stellt uns von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer rechtswidrigen Nutzung von Kontor durch ihn oder seine Nutzer beruhen, soweit er sie zu vertreten hat. Er unterstützt uns bei der Abwehr.

§ 11 KI-Funktionen

  1. Kontor nutzt KI-Modelle von Microsoft Azure (Azure OpenAI) in der EU. Welche Funktionen KI nutzen, steht in den KI-Hinweisen.
  2. KI-Ergebnisse sind Vorschläge und Entwürfe. Sie können falsch, unvollständig oder veraltet sein. Der Kunde prüft sie, bevor er sie verwendet oder weitergibt. Kontor kennzeichnet KI-Ergebnisse in der Oberfläche.
  3. Microsoft verwendet die Eingaben und Ergebnisse nicht zum Training der Modelle. Einzelheiten stehen im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
  4. Wir sind Anbieter der KI-Funktionen im Sinne der KI-Verordnung. Der Kunde ist Betreiber. Er sorgt für die KI-Kompetenz seiner Nutzer (Art. 4 KI-Verordnung) und kennzeichnet KI-erzeugte Texte, die er zur Information der Öffentlichkeit veröffentlicht (Art. 50 Abs. 4 KI-Verordnung).
  5. Bewerbungen verarbeitet Kontor ohne KI.

§ 12 Daten des Kunden, Datenschutz, Vertraulichkeit

  1. Die Daten des Kunden bleiben seine Daten. Wir verarbeiten sie nur nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
  2. Wir dürfen technische Nutzungsdaten ohne Personenbezug (zum Beispiel Zahl der Modellaufrufe, Fehlerarten) nutzen, um Kontor zu betreiben und zu verbessern.
  3. Beide Seiten behandeln vertrauliche Informationen der anderen Seite vertraulich, auch nach Vertragsende.
  4. Wir nennen den Kunden nur mit seiner vorherigen Zustimmung als Referenz.

§ 13 Datenexport und Löschung am Vertragsende

  1. Export jederzeit. Der Kunde kann seine Daten während der Laufzeit jederzeit exportieren: Datensätze in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (JSON und CSV) und Dateien (Dokumente, Anhänge) im Originalformat. Anlage 2 listet die exportierbaren Daten abschließend.
  2. Übergangszeitraum. Verlangt der Kunde einen Wechsel oder die Beendigung (§ 6 Abs. 2), läuft die Instanz nach Ablauf der Kündigungsfrist noch 30 Kalendertage weiter (Übergangszeitraum). Wir unterstützen den Wechsel in dieser Zeit angemessen. Ist das technisch nicht möglich, sagen wir das innerhalb von 14 Werktagen und nennen einen anderen Zeitraum von höchstens sieben Monaten.
  3. Abrufzeitraum. Danach kann der Kunde seine Daten noch mindestens 30 Tage abrufen (Abrufzeitraum). Die Instanz ist in dieser Zeit pausiert, nur der Export steht offen.
  4. Löschung. Nach dem Abrufzeitraum löschen wir die Instanz mit allen Daten. Sicherungen und Protokolle laufen innerhalb von [30] weiteren Tagen ab. Wir bestätigen die Löschung in Textform.
  5. Kosten. Für den Wechsel und den Export berechnen wir keine Wechselentgelte.
  6. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Anbieters (zum Beispiel für Rechnungen an den Kunden) bleiben unberührt.

§ 14 Mängel

  1. Es gelten die Vorschriften des Mietrechts (§§ 535 ff. BGB), soweit hier nichts anderes geregelt ist.
  2. Der Kunde meldet Mängel unverzüglich über den Support, möglichst mit einer nachvollziehbaren Beschreibung.
  3. Wir beheben Mängel in angemessener Frist, auch durch eine Umgehungslösung, wenn sie zumutbar ist.
  4. Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bei Vertragsschluss schon vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen.
  5. Abweichungen der KI-Ergebnisse von der Wirklichkeit sind für sich kein Mangel, solange die Funktion wie beschrieben arbeitet.

§ 15 Haftung

  1. Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und soweit wir eine Garantie übernommen haben.
  2. Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur, wenn wir eine wesentliche Vertragspflicht verletzen. Wesentlich sind Pflichten, deren Erfüllung die Durchführung des Vertrags erst möglich macht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, zum Beispiel die Bereitstellung von Kontor und der Schutz der Daten. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
  3. [Im Fall des Abs. 2 ist die Haftung je Vertragsjahr auf [das Doppelte der im Vertragsjahr gezahlten Vergütung, mindestens [10.000] €] begrenzt. – Prüfen, ob der Betrag den typischen Schaden deckt.]
  4. Für den Verlust von Daten haften wir nach Abs. 1 bis 3, der Höhe nach begrenzt auf den Aufwand, der bei regelmäßigem Export durch den Kunden zur Wiederherstellung nötig gewesen wäre.
  5. In der kostenlosen Testphase haften wir nur in den Fällen des Abs. 1 (vgl. § 599 BGB).
  6. Die Haftung nach Art. 82 DSGVO richtet sich nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung und dem Gesetz.

§ 16 Schlussbestimmungen

  1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
  2. Ausschließlicher Gerichtsstand ist Berlin, wenn der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat.
  3. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Es gilt § 306 BGB.

Anlage 1: Leistungsbeschreibung (Gliederung)

Die Leistungsbeschreibung beschreibt je Modul, was Kontor tut und was es nie von selbst tut. Gliederung:

Modul Kurzbeschreibung Sendet Kontor von selbst etwas nach außen?
Ausschreibungen Liest öffentliche Bekanntmachungen (oeffentlichevergabe.de, TED), fasst sie zusammen, bewertet sie nach festen Regeln, übersetzt Unterlagen Nein
Projektakquise Liest Projekt- und Stellenangebote aus Job-Alarmen und Links, bewertet sie, schreibt Bewerbungsentwürfe Nein, nur nach Freigabe einer Person
Anfragen Ordnet Anfragen der Website ein, sortiert Spam aus, schreibt Antwortentwürfe Nein
Angebote und Angebotswerkstatt Anforderungen, Konzept, Plan, Architektur- und Oberflächenentwürfe mit KI Nein
Team, Sätze, Einsätze Rollen, Sätze, Auslastung, Personalzusagen Nein
Kontakte (CRM) Verzeichnis, Verlauf, Recherche und Anreicherung aus öffentlichen Quellen Nein
Postfächer und Senden Liest freigegebene Microsoft-365-Postfächer, sendet aus dem eigenen Postfach Nein, nur auf Klick
E-Mail-Messung Öffnungen und Klicks (ausgeschaltet, bis der Kunde sie einschaltet) –
Newsletter Anmeldung mit Double-Opt-in, Versand, Abmeldung Bestätigungs-Mails; Ausgaben nur auf Klick
Termine Microsoft Bookings, Vorbereitung, Gesprächsprotokoll aus Teams-Transkripten Interne Zusammenfassung an den Gastgeber
Deals, Projekte, Abrechnung Pipelines, Projekte nach dem Auftrag, Statusberichte (Arbeitsstand aus Azure DevOps), Stundennachweise, Rechnungsentwürfe in Lexware Office Rechnungen nie; Entwürfe, Statusberichte und Stundennachweise nur auf Klick
Zeiterfassung Zeiten, Monatsabschluss, Änderungsprotokoll Nein
Support-Desk Tickets, SLA, KI-Unterstützung, Chat-Assistent Eingangsbestätigungen, Chat-Antworten
Eliza Antworten aus dem Firmenwissen (Loop/SharePoint, Azure DevOps, Profile) Nein
Browser-Plugin Liest die offene Seite auf Klick ins Verzeichnis Nein
Auswertungen Dashboards, Wochenübersicht Nein
Bewerbungen (optional) Stellen, Bewerbungen, Talentpool, Löschfristen – ohne KI Eingangsbestätigung mit Datenschutzhinweis

Anlage 2: Exportierbare Daten (Gliederung)

Je Modul die Datensätze (JSON/CSV) und Dateien. Nicht exportiert werden interne Zwischenstände ohne eigenen Inhalt (Caches, Suchindex, Vektoren), die aus den exportierten Daten neu entstehen. Die Export-Funktion wird mit C5.4 gebaut; vor dem ersten zahlenden Kunden muss sie stehen.